Gestionar una empresa en la actualidad supone contar con buenos conocimientos en materia tecnológica, ya que en pocos años, las aplicaciones han permitido pasar de un sistema de gestión caduco a una renovada forma de poder controlar y administrar cualquier tipo de negocio. En esta ocasión vamos a hablar de las aplicaciones empresariales gratuitas, destacando los diferentes tipos de aplicaciones para empresas que existen, analizando las características más importantes que deben cumplir, y por supuesto también haremos un compendio a través del cual conocer cuáles son los programas gratuitos para empresa más recomendados.
Qué son las aplicaciones empresariales
Lo primero que vamos a hacer es definir qué son las aplicaciones empresariales o programas empresariales.
Básicamente hablamos de un tipo de software de gestión a través del cual se pueden administrar diferentes parámetros relacionados con el negocio, ya sea desde la contabilidad y facturación hasta los medios de comunicación que se utilizan para mantener el contacto con clientes, trabajadores, inversores y proveedores entre otros.
Cabe destacar que en el mercado existe un abanico muy amplio de herramientas empresariales gratuitas, cada una de ellas llamada a cubrir unas necesidades concretas o un grupo de ellas, por lo que es muy importante elegir bien el tipo de programas empresariales gratuitos que vamos a utilizar en nuestro negocio.
Características que deben cumplir las aplicaciones empresariales
Es muy importante tener en cuenta que, para poder ser consideradas como tipos de aplicaciones para empresas de calidad y útiles, es necesario que cumplan con unos patrones básicos, de los cuales vamos a destacar los cinco más importantes que son los siguientes:
Intuitivas
Una aplicación empresarial debe ser intuitiva, es decir, no debe ofrecer al usuario un entorno complejo, con demasiadas opciones a la vista o que cueste organizar las ideas cuando se va a utilizar.
Para ello, el desarrollador deberá conocer las necesidades reales del empresario, de manera que el programa deberá destacar las funciones de uso más habitual, mientras que también es importante que ofrezca otras diferentes para garantizar que cumplirá con las necesidades de cualquier tipo de negocio.
Funcionamiento rápido
También es importante que la aplicación funcione con una buena agilidad.
Un programa lento, pesado y poco ágil nos hará perder mucho tiempo además de dificultar más la concentración cuando estamos realizando diferentes tareas.
Seguras
La seguridad es esencial a día de hoy, ya que cada vez existen más amenazas que pueden afectar a la seguridad y normal funcionamiento de la empresa.
Las empresas manejan dinero e información que puede ser importante para determinados delincuentes, por lo que siempre es recomendable utilizar aplicaciones reconocidas, de desarrolladores con buena reputación y que sepamos que no están diseñadas para obtener información de manera ilegal.
Escalables
La escalabilidad se refiere a la capacidad de la aplicación o programa para adaptarse a las crecientes necesidades de la empresa.
De nada sirve dedicar tiempo a aprender y dominar una herramienta en particular, si cuando la empresa comience a crecer, esta aplicación quedará desfasada por no contar con todas las funcionalidades necesarias ni la adaptación a las novedades en materia de tecnología que van apareciendo cada año.
Innovadoras
Crear una aplicación que básicamente repita las funciones y patrones de otra, en realidad no nos lleva a ningún sitio.
Es importante que el programa sea innovador, que se adapte al empresario moderno y a las necesidades reales de cualquier tipo de proyecto o empresa actual.
El objetivo es que ofrezca algo que no ofrecen las demás aplicaciones, permitiendo de este modo una gestión más completa, intuitiva, segura y por supuesto también escalable.
Tipos de aplicaciones para empresas
Pasamos ahora a analizar los diferentes tipos de aplicaciones para empresas que se pueden encontrar en el mercado:
Aplicaciones empresariales para contabilidad y facturación
Toda empresa tiene la obligación de llevar a cabo la contabilidad del negocio, de manera que no sólo se pueda mantener un control completo del dinero que entra y del que sale, sino que también disponga de toda la información necesaria para cumplir con sus obligaciones tributarias.
De igual manera, la empresa también necesitará realizar facturas a sus clientes, y para ello es imprescindible contar con un buen programa de facturación.
A menudo, los desarrolladores que crean un programa de contabilidad o de facturación, también crearán un programa de facturación o contabilidad, por lo que es habitual que con un mismo programa se puedan gestionar ambos aspectos.
Esto puede ser beneficioso por ejemplo a la hora de fusionar datos entre ambos programas por ejemplo para simplificar la contabilidad y evitar errores.
Aplicaciones empresariales de inteligencia de negocios
Este tipo de aplicaciones se conocen como BI por su traducción “Business Intelligence”.
Se trata de herramientas que tienen como objetivo administrar una gran cantidad de datos, de manera que se pueda obtener información clave para llevar a cabo nuevos desarrollos, adquirir conocimientos prácticos, poder predecir los cambios o elementos que pueden ser clave para crear un negocio más innovador, así como también ayudan a tomar las decisiones más acertadas en beneficio del negocio.
Este tipo de herramienta también permite detectar las debilidades, las oportunidades, las fortalezas y los riesgos de todo negocio.
Aplicaciones empresariales para la administración de contenido empresarial
Estas aplicaciones se conocen como ECM, y se encargan de almacenar, administrar y distribuir contenido digital que permita acceder a potenciales clientes, así como a conservar aquellos de los que ya se dispone en la cartera.
Aplicaciones empresariales para la gestión relacional con los clientes
La relación con los clientes se puede gestionar a través de aplicaciones CRM, las cuales recopilan, almacenan y administran información relacionada con cada uno de los nuevos clientes que estén interesados en los productos o servicios que ofrece la empresa.
De esta manera, se trata de herramientas que facilitan las ventas y aumenta el número de conversiones.
Aplicaciones empresariales para la planificación de recursos empresariales
Es importante gestionar bien todos los recursos de la empresa, lo cual se puede llevar a cabo a través de aplicaciones empresariales diseñadas con este objetivo.
Lo que permiten es tener al alcance información instantánea sobre todos los recursos con los que cuenta el negocio.
Aplicaciones empresariales para punto de venta
Se trata de aplicaciones que se encargan de organizar y registrar todas las transacciones que se llevan a cabo en una empresa.
Este software es conocido como un POS, y ofrece información clara y precisa para poder gestionar los ingresos y el inventario, facilitando a su vez la toma de decisiones a la hora de realizar las compras o gestionar los recursos disponibles.
Aplicaciones empresariales para la gestión de la cadena de suministro
Se trata de software denominado SCM, y está pensado para establecer una relación más sencilla entre los fabricantes, proveedores, distribuidores y minoristas, lo que permite evitar muchos errores y facilita la toma de decisiones.
Aplicaciones empresariales para la gestión del inventario
Contar con un sistema de gestión de inventario es esencial para garantizar la disponibilidad de los productos y/o materias primas necesarias.
Evita la interrupción del trabajo y garantiza que el cliente contará con una atención de mayor calidad.
Aplicaciones empresariales para pedidos
A la hora de realizar pedidos, es importante hacerlo de forma segura y fiable.
Existen programas informáticos diseñados para ello, que evitan errores o malos entendidos y que además pueden automatizar diferentes tareas.
Aplicaciones empresariales de respaldo
La seguridad es primordial en la empresa, de manera que todo negocio deberá contar con una o varias aplicaciones de respaldo, que básicamente se trata de software para realizar copias de seguridad.
En el caso de que se produzca algún tipo de problema técnico o un corte de energía, es importante que la empresa pueda restaurar toda la información para garantizar que, una vez resuelto, el negocio siga funcionando con normalidad.
Aplicaciones empresariales para la administración de las bases de datos
Son programas denominados MDM, que son las siglas de “Master Database Management”.
Su objetivo es el de actuar como centro de referencia para la gestión de procesos y datos cuando la empresa cuenta con diferentes puntos de gestión, de manera que con ellos se pueden gestionar mejor diferentes áreas, con la seguridad de estar cumpliendo con la normativa y llevando a cabo una práctica correcta con respecto a sus clientes.
Aplicaciones empresariales para la integración de sistemas
Estas son herramientas que permiten conectar varias soluciones con el objetivo de simplificar el trabajo y reducir el número de errores que se pueden producir cuando se utilizan aplicaciones diferentes con distintos formatos y sin que exista una conexión entre ellas.
Las aplicaciones empresariales gratuitas más interesantes
Ahora pasamos a enumerar cuales se consideran los tipos de aplicaciones gratuitas para empresas más recomendables:
1Password
Al utilizar múltiples cuentas y herramientas, es normal que tengamos que gestionar una gran cantidad de contraseñas cada día, las cuales deben ser seguras y, por tanto, difíciles de recordar.
Con esta herramienta se pueden almacenar todas las contraseñas que sean necesarias, las cuales se podrán utilizar con tan sólo un clic, de manera que de esta forma estarán siempre fuera del alcance de los delincuentes, a diferencia de lo que ocurre si las almacenamos en los propios navegadores.
Basecamp
Esta es una herramienta en la nube que ofrece la posibilidad de planificar de manera muy eficiente todo tipo de proyectos, incluyendo campañas de mercadotecnia.
Ofrece un amplio abanico de posibilidades que van desde crear diferentes proyectos a asignar a los participantes, destacar a los responsables, indicar las fechas clave, organizar actividades y un largo etcétera.
Al ser una aplicación en la nube para empresas, vamos a poder acceder desde cualquier lugar del mundo ya que tan sólo se necesita un navegador y una conexión a Internet, ya que no hay que realizar la instalación en un equipo específico.
Canva
Plataforma que cuenta con una gran base de datos de plantillas con todo tipo de formatos y diseños.
Facilita la creación de todo tipo de documentos, presentaciones, newsletter, infografías, etiquetas de productos y en general por ofrecer recursos para cubrir cualquier tipo de necesidad y con plantillas verdaderamente profesionales.
Se puede utilizar la versión gratuita o acceder a la versión de pago que añade nuevos recursos y permite editar diseños y compartir plantillas.
Contasol
Una herramienta de contabilidad pensada tanto para empresas como para profesionales y autónomos.
Permite gestionar toda la contabilidad tanto si se trata de estimación directa, directa simplificada o estimación objetiva.
El principal objetivo de esta herramienta no es ya sólo el de permitir llevar la contabilidad de la empresa, sino también gestionar todos los modelos y cumplir con la responsabilidad tributaria de la forma más sencilla posible, con sistemas de cálculo automatizados que evitan tener que estar realizando cálculos cada mes o trimestre.
Cabe destacar que este programa también dispone de otra herramienta de facturación de manera que ambas se pueden vincular para trasladar los datos de forma rápida y precisa.
DocuSign
Hasta hace poco, cada vez que teníamos que firmar y enviar un documento, lo que hacíamos era diseñar el documento, imprimirlo, firmarlo, escanearlo y realizar el envío, lo cual era una tarea que requería de bastante tiempo y esfuerzo.
Sin embargo, con esta herramienta avanzada se puede firmar todo tipo de documentos de manera gratuita.
También cuenta con la posibilidad de instalarla en smartphones con sistemas operativo Android e iOS, con lo cual se puede llevar a cualquier lugar.
Evernote
Esta es una herramienta que permite ir concentrando ideas en un panel para poder organizarlas de forma más intuitiva y visual.
Además, ofrece diferentes funciones que son muy útiles como guardar páginas web, adjuntar grabaciones de audio, escanear documentos, crear recordatorios y listas de tareas y un largo etcétera.
Es muy completa y fácil de usar, además de que se puede elegir entre la versión gratuita o una versión de pago diseñada para varios usuarios.
Express Invoice
Para aquellos profesionales que necesiten una herramienta para crear facturas de forma rápida, intuitiva y sin prácticamente tener conocimientos acerca de la facturación, esta es la opción más interesante y fácil de utilizar además de gratuita.
Permite elegir entre diferentes plantillas de facturación, su funcionamiento es verdaderamente sencillo, permite crear facturas en unos minutos e incluso también dispone de versión móvil para poder crear facturas desde cualquier lugar.
Google Workspace
Google pone a nuestra disposición una colección muy completa con diferentes tipos de aplicaciones para empresas que permiten desde abrir archivos y gestionarlos, hasta administrar archivos en la nube.
Se trata de un grupo de aplicaciones muy versátil y accesible, que por supuesto nos permite disfrutar de la versión gratuita o acceder a la versión de pago que es mucho más completa.
Esta es de hecho una de las aplicaciones o conjunto de aplicaciones más utilizadas por empresas a lo largo de todo el mundo, por lo que recomendamos echar un vistazo para aprovechar todas las herramientas posibles.
Hootsuite
Se trata de una herramienta que permite gestionar redes sociales de forma rápida y muy sencilla.
Dispone de una versión web accesible desde cualquier lugar del mundo con un navegador y una conexión a Internet, y una aplicación específica para instalar en teléfonos inteligentes.
A través de este programa se puede administrar, programar, controlar e incluso analizar toda la actividad relevante que se produce en las principales redes sociales como Facebook, LinkedIn, Instagram, Twitter y YouTube.
IFTTT
La automatización de tareas es algo esencial en toda empresa, de manera que podamos ahorrar una buena cantidad de tiempo, esfuerzo y por supuesto tengamos la garantía de que todo se va a llevar a cabo tal y como hemos programado.
La mejor forma de hacerlo es a través de una herramienta como es el caso de IFTTT, la cual se encargará de realizar las acciones o tareas en Internet que le encomendemos sin tener que estar nosotros delante.
De esta manera, tendremos la seguridad de que las cosas se hacen en el momento idóneo pero sin la necesidad de estar atentos a ello.
Por ejemplo puede desde publicar un artículo hasta subir una foto o a las redes sociales.
LastPass
Gestionar todas las contraseñas es algo complicado, sobre todo si se tienen muchas cuentas como es habitual a día de hoy y más en las empresas.
En este caso lo que se recomienda es utilizar una herramienta gratuita como LastPass, la cual guardará todas nuestras contraseñas de forma completamente segura para poder acceder a ellas siempre que sea necesario y de la forma más sencilla que podamos imaginar.
MilelQ
Muchas empresas tienen que gestionar flotas de vehículos, lo cual puede llegar a convertirse en un problema, ya que hacerlo de forma manual, a menudo lleva a cometer errores que nos impiden realizar historiales fiables.
Con esta herramienta, se podrá llevar a cabo un seguimiento automático del kilometraje de cada uno de los vehículos por separado, además de poder gestionar un registro completo que permita conocer cada uno de sus recorridos.
Ofrece la posibilidad de generar informes semanales que serán completamente personalizados en función de nuestras necesidades.
Sefconta
Este es otro programa de contabilidad interesante y que se caracteriza por ser completamente gratuito.
Una ventaja de esta aplicación es el hecho de que funciona a través del navegador, además de que también puedes descargar la aplicación para tu teléfono inteligente, y tanto de una como de la otra forma, siempre tendrás acceso a toda tu contabilidad.
SignEasy
La creación de documentos es una parte común en todos los negocios, por lo que contar con una herramienta que permita rellenar, firmar y enviar documentos, es algo esencial.
En este caso, permite trabajar con documentos con todo tipo de formatos, incluyendo los más habituales como Word, Excel, PDF, PNG y JPEG así como otros muchos.
A la hora de crear los documentos, permite una gestión sencilla y rápida, pudiendo añadir desde logotipos a imágenes, texto, fechas y otros datos.
El único problema que hay que tener en cuenta es que, aunque vamos a poder firmar tres documentos de forma gratuita, a partir del cuarto tenemos que registrarnos con la versión de pago.
Simple Mind
Si tienes que organizar reuniones con regularidad, esta puede ser una herramienta ideal, ya que es muy fácil de utilizar y te permite mantener siempre bien organizadas todas las reuniones.
En esta ocasión tenemos la versión gratuita así como la posibilidad de comprar la versión de pago, y en ambos casos, se puede utilizar desde el ordenador ir desde el smartphone o tablet.
Slack
Aplicación de mensajería pensada especialmente para empresas, ya que dispone de una gran cantidad de funciones adicionales que mejoran la comunicación tanto entre los trabajadores como entre grupos de trabajo.
Se pueden crear diferentes proyectos así como acceder a multitud de herramientas adicionales como por ejemplo las que nos permiten programar comunicaciones de manera rutinaria, integrar aplicaciones, crear flujos de trabajo y mejorar en definitiva la comunicación.
Todoist
Aplicación para gestionar todas tus tareas, pudiendo desde añadir notas hasta indicar las fechas de finalización, dar prioridad a determinadas tareas y un largo etcétera.
Cuenta con una versión gratuita muy completa y útil, así como una versión de pago con más funcionalidades.
Trello
Esta es una de las aplicaciones imprescindibles tanto para cuando trabajamos solos o muy especialmente para el trabajo en equipo.
Básicamente es un escritorio donde podemos ir añadiendo notas de recordatorio, a las cuales tendrán acceso todas aquellas personas a las que se haya autorizado.
Es muy fácil de utilizar ya que es completamente intuitivo, y además de poder acceder con tan sólo disponer de una conexión a Internet y navegador, también ofrece la posibilidad de descargar la aplicación para instalarla y así tener un acceso más cómodo.
Dispone de una versión gratuita, aunque también existe la versión de pago con muchas más posibilidades.
Wi-Fi Finder
Toda empresa requiere de una buena comunicación, de manera que debes garantizar que vas a poder disfrutar de conexión a Internet en cualquier lugar al que te dirijas.
Esta es una herramienta que se encargará de ello, de manera que podrás visualizar un mapa donde se te indicarán todos los puntos de conexión disponibles, con lo cual, si te mueves con frecuencia, siempre podrás acudir al lugar idóneo para tener una buena conexión a Internet.
También ofrece información útil sobre las conexiones, como por ejemplo la velocidad de cada una de ellas.
Zoom
Terminamos este listado con otro de los tipos de aplicaciones para empresas imprescindibles, en esta ocasión con el objetivo de garantizar la comunicación entre dos o más personas y entre dos o más equipos.
Esta herramienta está diseñada para poder organizar reuniones virtuales, realizando vídeochat con lo que se pueden organizar todo tipo de eventos virtuales tanto con los trabajadores de la empresa como con personas externas a ella como pueden ser los proveedores, clientes, socios, etcétera.
Una de las principales ventajas de esta herramienta es que ofrece una mayor calidad de imagen y sonido que otras similares, además de que permite realizar eventos privados o públicos, y con la posibilidad de añadir a una gran cantidad de personas.
